Mónica
Beatriz Galiano
1
- O que é um
Projeto?
Um projeto é um conjunto único
e estruturado de atividades, com
início e fim bem determinados,
formalmente organizado, que congrega
e aplica recursos, visando resultados/objetivos
preestabelecidos.
2 - Por
quê planejar?
Planejar
a ação é uma
excelente oportunidade para articular
de maneira consistente e objetiva
o compromisso e o discurso da equipe,
melhorando a comunicação
e tornando mais homogêneo
o conhecimento. Além disso,
planejar
• melhora o poder de
argumentação para
obtenção de suporte/apoio;
• favorece a compreensão
e o gerenciamento das expectativas;
• ajuda a garantir
que os compromissos sejam cumpridos
no prazo e dentro do orçamento
e a estabelecer critérios
de revisão e controle;
• estimula a criatividade
para descobrir "a melhor maneira
de fazer";
• otimiza a utilização
dos recursos disponíveis.
3 - Como planejar?
• Definir
o problema.
• Estabelecer objetivos:
diretamente relacionados com a
definição do problema
especificando os resultados previstos
mensuráveis e que sejam
fundamentais para atingir o propósito.
• Identificar os recursos
(materiais e humanos) disponíveis
ou que devam ser mobilizados (contratados).
• Definir estratégias
de ação, atividades
específicas para conseguir
os resultados desejados.
• Definir mecanismo
para medir regularmente o progresso
do projeto (monitorando seu desenvolvimento)
e um plano formal para avaliação
final.
O
modelo lógico
e a hipótese de mudança:
Todo
programa social está baseado
numa hipótese da mudança,
o fundamento teórico sobre
como e por quê o programa
vai funcionar e dar resultado.
Ela conecta o que está acontecendo
no projeto (as atividades) com
o objetivo geral do mesmo. Um "modelo
lógico" é uma fotografia
da estrutura do projeto - uma representação
gráfica simplificada da
hipótese de mudança.
Ele mostra as relações
entre o que se coloca no projeto
( inputs ou insumos ou
recursos), o que o projeto faz
(atividades e produtos), e que
resultados em termos de impacto
ele produz. "SE... esta atividade
acontecer, e SE produzir os produtos
ou resultados esperados, teremos
atingido este objetivo", etc.
O
que é um Objetivo
É uma declaração
específica do propósito
de atingir um determinado fim.
Não deve ser confundido
com resultados nem metas a atingir.
Deve sempre expressar
uma intenção de mudança.
• Objetivos
quantitativos: traduzem-se
em dados numéricos.
• Objetivos
binários: podem
ocorrer ou não - são
medições lógicas.
• Objetivos
qualitativos: são
julgados subjetivamente para
determinar se foram ou não
alcançados.
Uma vez prontos
os objetivos, continuar com a definição
de resultados, o desenho das estratégias
e a subdivisão das tarefas,
orientada pelas seguintes questões:
que Produtos ou Resultados devemos
produzir para alcançar os
objetivos propostos em todos os
níveis? Que estratégias
gerais devem ser usadas para atingir
com maior eficácia estes
Produtos ou Resultados? Listar
as atividades específicas
de cada estratégia determinada.
Este detalhamento de necessidades
servirá de base para cotação
de preços e para a futura
montagem do orçamento, bem
como do cronograma e dos responsáveis
por cada etapa ou ação.
O
Plano de Avaliação
A
avaliação será orientada
para identificar a mudança
que ocorreu como resultado da execução
de um projeto, ou seja, a extensão
do alcance dos objetivos. É imperativo
conhecer as condições
que existiam antes do projeto,
ter dados completos sobre a situação
inicial para poder comparar com
os resultados alcançados
após seu término.
Para entender a diferença
que o projeto está fazendo,
temos que determinar:
• Que
perguntas precisam ser feitas?
• A
quem perguntar?
• Quais os métodos
para obter informação?
A
seguir, retomam-se os Resultados
Esperados e começam a se
elaborar indicadores para
cada um deles. Indicadores não
são condições
necessárias para atingir
resultados. Pelo contrário,
eles apenas demonstram se estes
resultados foram alcançados.
São úteis para a
etapa de planejamento do projeto
porque evitam erros conceituais
e clarificam os objetivos, acrescentam
profundidade e dimensão à formulação
do propósito ou objetivo
geral. São indispensáveis
para a avaliação,
porque sem eles não se pode
comparar o que foi programado com
o que foi obtido.
Cinco características
de um bom indicador:
• Deve medir o que é importante
(e não aspectos secundários).
• Deve ser evidenciável
.
• Deve ser especificado
, quanto à quantidade, qualidade
e tempo (QQT).
• Deve ser independente
. Os indicadores de um nível
determinado, não podem ser
usados para demonstrar conquistas
de um nível superior.
• Deve incluir alvos
precisos: "Quanto?", "O que/ quem
em particular?", "Quando? Até que
data?"
4 - Uma proposta convincente
A
proposta não existe sozinha.
Ela é parte de um processo
de planejamento e de pesquisa,
contatos e relações
com doadores em potencial. No Terceiro
Setor, as Ongs têm as idéias
e a capacidade para resolver problemas,
mas não têm o dinheiro.
As fundações e as
empresas possuem os recursos financeiros,
mas faltam os demais recursos necessários
para desenvolver programas e executar
os projetos. O ideal é sempre
uma parceria, e não uma
relação de favor
ou dependência.
Muitas vezes
a proposta é a única
oportunidade de se comunicar com
os doadores. O documento escrito é o
que resta após todas as
reuniões e telefonemas.
Ele deve refletir a imagem geral
da organização, deve
ser auto-explicativo, informativo,
e motivador. Deve se dar a mesma
atenção à redação
da proposta, quanto se deu ao planejamento
do projeto e ao plano de implementação.
As idéias fundamentais devem
surgir rápida e claramente
no texto, identificar o ponto central,
e fazer surgir os demais argumentos
encadeados. Fazer um resumo do
que virá a seguir (" outline ")
para posicionar o leitor. Não
usar jargão ou estilo coloquial.
Ser realista, tentar não
exagerar emotivamente nas necessidades.
Sumário executivo:
1 página.
O sumário é o primeiro
documento (e às vezes o único)
que a fonte financiadora irá ler.
Assim, ele deve ser claro,
conciso, e específico .
Algumas fontes examinam o sumário
como um primeiro passo da avaliação
da proposta para analisar a sua
consistência e relacionar
o projeto com suas prioridades
programáticas. É melhor
dedicar certo tempo a desenhar
o sumário para facilitar
o entendimento da fonte financiadora,
adiantando o trabalho de apreciação
da proposta. O sumário
deve conter descrições
claras do problema, da
solução proposta,
da solicitação de
fundos, do histórico da
organização e sua
capacidade.
Detalhando o
problema ou por quê este projeto é necessário:
2 páginas.
Descrever
em detalhe as necessidades, o problema
que a comunidade enfrenta possibilitará que o doador
se interesse em profundidade. Devem
ser apresentados os fatos e as
evidências que sustentam
a necessidade do projeto, estabelecendo
com clareza que a organização
entende os problemas e que se sente
habilitada para resolvê-los.
Esta seção deve ser
sucinta, porém persuasiva.
Descrição
do projeto ou como tudo será realizado:
3 páginas.
Descrever
os detalhes do projeto, considerando
4 subdivisões:
objetivos, métodos, staff/administração
e avaliação.
Os objetivos definem
os métodos a ser utilizados.
Devem ser tangíveis, específicos,
concretos, mensuráveis,
e possíveis de realizar
num tempo determinado. Os objetivos
devem oferecer alguns alívios ou soluções ao
problema.
Métodos são
estratégias adotadas para
atingir os objetivos. (Como, quando
e por que?) Esta seção
deve convencer o doador de que
a organização sabe
o que deseja, o que pretende fazer,
e como fazê-lo da melhor
maneira.
• Como: descrição
detalhada do que acontecerá desde
a data de início até o
fim do projeto.
• Quando: cronograma
de atividades.
• Por que: defender
quaisquer métodos, especialmente
se são novos, ou não
ortodoxos.
Na seção Staff/Administração apresentar
o número de pessoas envolvidas,
sua qualificação
específica, e tarefas determinadas
(se necessário e relevante,
incluir Curriculum de alguns profissionais
como anexo). Considerar como Staff
tanto os funcionários remunerados,
como os Consultores contratados
especificamente, e os voluntários.
Descrever as tarefas dos voluntários é desejável;
dá uma dimensão do
trabalho envolvido, e do seu custo/benefício.
Avaliação : incluir
um plano de avaliação
já elaborado na fase de
planejamento e apresentá-lo
junto com a proposta, indica que
a instituição leva
muito a sério este projeto,
e deseja saber com certeza que
resultados conseguiu alcançar.
A avaliação é também
um poderoso instrumento de gerenciamento.
Nem todos os doadores exigem um
nível muito sofisticado
de avaliação; esta
deve estar relacionada à importância
do impacto esperado na comunidade
atingida e à complexidade
do projeto.
Objetivos mensuráveis abrem
caminho para uma efetiva avaliação. (Se
houver dificuldade em determinar
que critérios usar na avaliação
do projeto, é melhor voltar
e rever os objetivos. Provavelmente
eles não são muito
específicos).
Orçamento ou descrição
financeira: 1 página.
O
orçamento deve ser planejado
considerando todos os recursos
humanos, materiais e financeiros
necessários para cada uma
das atividades do projeto. Deve
se preparar uma planilha muito
detalhada para conhecer os subtotais
por item, e apresentar um resumo
com estes subtotais, anexando notas
de rodapé que mencionem
os custos unitários.
Sugestão de planejamento
de orçamento:
• Instalações
e serviços: incluir
despesas com aluguel, segurança,
contas de luz, água, aluguel
ou compra de linha telefônica,
com estimativa mensal de tarifa
utilizada, xerox, etc.
• Recursos
humanos: separar os
funcionários já atuantes
na organização,
daqueles que serão especificamente
contratados para o projeto. Separar
os funcionários registrados
(mencionar salário bruto,
mais encargos e benefícios),
dos prestadores de serviços
eventuais.
• Consultores: Listar
os profissionais a contratar, seus
honorários e a previsão
de tempo e serviços a utilizar.
• Material
de consumo, ou material de escritório: despesas
com insumos normais e correntes
de escritório, incluindo
itens de limpeza e manutenção
das instalações.
• Viagens: Justificar
e apresentar detalhe de custos:
passagens, estadias, pessoas e
dias utilizados.
• Capacitação
e treinamento: Detalhar
se os profissionais participarão
de cursos ou treinamentos; especificar
quais, quando, quanto tempo,
aonde, e custos. Justificar a
necessidade.
• Atividades
específicas do
projeto que gerem custos especiais.
• Materiais
específicos do
projeto: (medicamentos, sementes,
livros, etc...).
• Publicações
e comunicação: Detalhar
custos de criação,
produção gráfica,
correio, etc., de cada material
a ser publicado/distribuído.
Incluir tiragem, tamanho do mailing
list, canais de distribuição.
Incluir custos de veiculação
de campanhas ou de matérias
pagas.
• Veículos: detalhar
custos (justificar a compra ou
aluguel), manutenção
e combustível.
Informação
sobre a organização:
histórico, estrutura organizacional,
atividades principais, audiências,
serviços: 1 página.
Nesta
seção da proposta
a organização vai
se apresentar. Muitas propostas
falam muito pouco ou quase nada
sobre a organização
solicitante e focalizam sua descrição
apenas sobre o projeto. O histórico é a
seção na qual deve
se construir a credibilidade como
uma organização que merece ser
apoiada.
Algumas idéias que podem
ser exploradas sobre a organização:
• Como começou?
• Há quanto
tempo vem atuando?
• Alguma coisa única
sobre a maneira de como começou,
ou o fato de terem sido os primeiros
a estabelecer a organização
no país.
• Algumas de suas mais
significativas realizações
como organização,
ou, se for muito nova, algum aspecto
significativo na direção
ou no staff em papéis anteriores
(outras instituições,
outros projetos relevantes, etc.).
• Missão: Por
que foi iniciada a organização?
• Que apoio tem recebido
de outras organizações,
indivíduos, etc.?
Conclusão
Esta é a última
seção da proposta,
mas não significa a menos
importante.
Um ou dois parágrafos que
chamem a atenção
para o futuro, após o término
do projeto apresentado. Podem se
mencionar algumas atividades que
serão desenvolvidas depois,
de forma auto-suficiente, ou com
novos recursos.
Os "11 Mandamentos" de
uma proposta:
PERGUNTAS
BÁSICAS |
PERGUNTAS
COMPLEMENTARES |
|
1.
Quem propõe? |
Que
caraterísticas?
Que
experiência? |
IDENTIFICAÇÃO |
2.
Qual é o problema? |
Por
que é importante? |
PROBLEMA |
3.
Que se pretende conseguir? |
Qual é o
fim último?
O que é necessário
alcançar
para lograr
o fim último? |
OBJETIVOS:
GERAL
E ESPECÍFICOS |
4.
Quem se beneficia? |
|
POPULAÇÃO
ALVO |
5.
Como? Que ações? |
O
que é inovador? |
MÉTODO (ESTRATÉGIAS) |
6.
Como do Como?
(Como realizar
as ações?) |
|
ATIVIDADES |
7.
Quando? |
|
PROGRAMAÇÃO |
8.
Que se necessita? |
Com
quem?
Quantos e de que tipo?
Com
que? Onde?
Quanto preciso?
Quanto tenho?
Quanto me falta? |
RECURSOS
HUMANOS, FÍSICOS
E FINANCEIROS |
9.
De que maneira organizo
os recursos? |
Quem
vai ser responsável
por quê?
Quem terá autoridade
para quê? |
ORGANIZAÇÃO |
10.
De que maneira saberei que
alcancei os resultados? |
Que
perguntas deverão
ser respondidas?
Que evidências
vou buscar? Qualidade, quantidade?
Como vou buscá-las?
Com que periodicidade?
Quem
vai avaliar?
Onde vou buscá-lo?
Que
farei se as coisas não andam bem?
Que
farei se elas vão
bem? |
AVALIAÇÃO |
11.
Como as ações
vão ser continuadas
no futuro? |
|
CONTINUIDADE |
